2022-12-20
背景
伊勢市観光協会様では、通信販売事業に関連する事務作業として、販売データや配送データを複数のwebサイトから取得して、それらを元に必要な帳票や書類の作成するという作業を行っていました。一連の作業は、月に１～２回程度の頻度ですが、ほぼすべて手作業で行っていたため、繁忙期には残業も発生し、担当者の負担も大きいとのことです。
作業結果
手作業で行っている作業内容をヒアリングし、元になるデータを取得する部分は既存のまま、一連の手作業での編集作業を Excel のマクロで自動的に実行できるようにしました。
なお、当初は、 Google Drive 上のスプレッドシートでの自動化の提案も考えたのですが、作成する書類のフォーマットとの兼ね合いから、最終的に Excel のマクロでの実現を選択しました。
自動処理では、氏名や購入商品名を元に、複数のファイルに散らばるデータをできるだけ正確に突き合わせる処理をおこなうようにしています。今回対象とした処理では、ID等がすべてのデータ取得元で共通化されていないため、どうしても例外的なケースが発生します。このため、例外的なケースがあることを前提とし、そのようなケースには、処理後に事務員が介入して対応できるようにしました。
また、自動処理において、処理に必要な元データを読み込みますが、これらのデータを適用できる期間があるため、期間に基づいて複数の元データを切り替えて適用できる機能もつけました（ファイル単位での期間に加えて、記載されているデータごとでも期間を切り替える必要があります）。
必要な書類に合わせて、３種類の Excel マクロ を作成しました。実際の業務で利用いただいたところ、非常に簡単に処理が完了するとのことでした。
まとめ
複数のシステムが関連すると、その間を取り持つ事務作業が発生し、その部分が手作業になるケースは多々あると思います。そのような場合も、既にオフィスにある Excel をうまく使うことで、事務作業をうまく改善できた例になります。